V tomto článku se podíváme, co by měla automatická odpověď obsahovat, a dáme vám návod krok za krokem, jak ji nastavit v Microsoft Outlooku. Tak pojďme na to. Co automatická odpověď musí obsahovat Každý out-of-office e-mail (či v terminologii českého Outlooku tzv. e-mail Mimo kancelář) by měl obsahovat takové informace, díky kterým si odesilatel při řešení problému poradí i v době vaší nepřítomnosti. Na co byste tedy rozhodně neměli zapomenout? Datum nepřítomnosti/návratu — Datum v odpovědi opravdu nemůže chybět. Jedině tak odesilatel pozná, že je zpráva aktuální, a kdy se na vás může znovu obrátit. Kontakt na zastoupení — Pokud odesilatel řeší problém, který do vašeho návratu z dovolené nepočká, kontakt na vašeho kolegu situaci většinou zachrání. Nezapomeňte tedy uvést jméno, e-mail a pokud možno i telefon kolegy, který vás zastupuje. Příklad základní automatické odpovědi v nepřítomnosti: Děkuji za Vaši zprávu! Ve dnech od 27.4. do 30.4. jsem mimo kancelář. Na Váš e-mail proto odpovím, jak nejdříve to bude možné. V urgentních případech prosím kontaktujte mého kolegu (jméno) na (e-mail). Děkuji za pochopení. Co dalšího může automatická odpověď obsahovat Kromě nezbytné informace o době vaší nepřítomnosti a kontaktu na zastupujícího kolegu může automatická odpověď obsahovat i řadu dalších sdělení. Je už jen na vašem zvážení, co je pro vaše sdělení skutečně důležité a žádoucí. Telefon pro urgentní případy — Pokud je možné vás v urgentních případech kontaktovat telefonicky, můžete vaše telefonní číslo pro tyto případy do automatické odpovědi uvést. Je ale možné, že volající posoudí urgentnost dané situace zcela jinak než vy. Heslo pro urgentní případy – Podobně, jako lze uvést telefonní číslo pro urgentní případy, můžete odesilatele instruovat, aby do předmětu e-mailu napsali [URGENT]. Můžete tak při dovolené příležitostně zkontrolovat neodkladné záležitosti a reagovat na ně dle potřeby. Obchodní/propagační sdělení – OOO e-mail by neměl být příliš dlouhý. Není to zrovna typický prostor pro reklamu. Pokud se ale chystáte například na veletrh, na kterém byste se s dodavateli a zákazníky mohli potkat, je přímo žádoucí to ve vaší „omluvence“ zmínit. Stejně tak může být přínosné odkázat zákazníky na konkrétní stránku vašeho webu, pokud víte, že v době vaší nepřítomnosti budou hledat informace o konkrétním produktu či službě a podobně. Vtip – Vtipkování v automatických odpovědích skutečně nedoporučujeme. Existuje totiž velké riziko, že odesilatel pro váš vtip v danou chvíli nenajde pochopení. Pokud jste si ale opravdu jistí, že vaše firemní kultura je dostatečně uvolněná a váš e-mail určitě nikoho neurazí ani v urgentních případech, můžete se o to i přes naše varování pokusit. Ze všech humorných OOO e-mailů které jsme na internetu našli, nám nakonec tento graf sledující míru stresu při dovolené přišel nejvtipnější a zároveň nejvhodnější. Jak automatickou odpověď nastavit Máte vaší automatickou odpověď v nepřítomnosti napsanou? Výborně! Zbývá už ji jen nastavit. Pokud nevíte, jak na to, využijte náš podrobný návod jak v Outlooku nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti: Otevřete Microsoft Outlook a klikněte na tlačítko Soubor v levém horním rohu obrazovky. Vyberte možnost Automatické odpovědi (Mimo kancelář) ze seznamu možností. V okně Automatické odpovědi zvolte Odeslat automatické odpovědi. Nastavte datum začátku a konce vaší nepřítomnosti. Také si můžete zvolit, zda chcete posílat odpovědi lidem uvnitř vaší organizace, mimo ni nebo oběma skupinám. Napište svou zprávu do textového pole. Určitě zahrňte data vaší nepřítomnosti, důvod nepřítomnosti (pokud je to relevantní) a alternativní kontakt pro urgentní záležitosti. Pokud chcete nastavit různé zprávy pro lidi uvnitř a mimo vaši organizaci, klikněte na kartu Mimo mou organizaci a opakujte krok 5. Jakmile dokončíte tvorbu svých zpráv, klikněte na tlačítko OK, abyste uložili a aktivovat vaše automatické odpovědi. To je vše! Vaše automatická odpověď je nyní nastavena a připravena k použití. Nezapomeňte vypnout automatické odpovědi po návratu do práce, aby vám neutekly žádné důležité zprávy. Závěr Nastavení automatické odpovědi před odchodem na dovolenou nebo při jiné absenci z práce vám zajistí bezproblémový návratu do práce. Poskytnutím jasné a stručné informace o vaší nepřítomnosti můžete pomoci lidem, kteří se s vámi snaží spojit. Důležité záležitosti se tak mohou vyřešit i v době vaší nepřítomnosti, a vy budete mít po dovolené klidnější návrat do práce. The post Jak správně napsat automatickou odpověď v nepřítomnosti appeared first on eWay-CRM.
Chystáte se na prodloužený víkend? Nebo máte v plánu nějakou jinou dovolenou? Naučte se, jak si nastavit automatickou odpověď “Out of Office” v Microsoft Outlooku, aby všichni věděli, že jste mimo kancelář. Za posledních pár let jsme si hodně zvykli na
projít na článekJak se liší formální dopis od neformálního? Jaké náležitosti se týkají jednotlivých typů, abychom se nedopustili při psaní nechtěného faux pas? A co napsat na pohlednici, když nás nic nenapadá? Odpovědi na zmíněné otázky a další zajímavost spjaté spsaním
projít na článekElektrifikované motorizace EcoBoost Hybrid (mHEV) z nabídky Fordu bude možné kombinovat také se sedmistupňovou automatickou převodovkou.
projít na článekNázev knihy: Jak napsat dobrý scénář Syd Field je uznávaným autorem a scenáristou, jehož kniha Jak napsat dobrý scénář se stala jedním z nejvlivnějších průvodců pro začínající i zkušené scenáristy....
projít na článekJeště než se podíváme na různé způsoby jak napsat zavináč @, řekněme si vůbec co tento symbol znamená a jak vzniknul. Co je to zavináč? Zavináč je označován za speciální znak a je jedním znejpoužívanějších znaků při komunikaci von-line prostředí. Znak pro
projít na článek